Как подготовить базу знаний для ИИ: начните с двадцати вопросов

Соберите вопросы до загрузки архива

Возьмите двадцать реальных повторяющихся вопросов из одного процесса. Например: где шаблон, кто согласует документ, что делать при нестандартном запросе. Это удобный стартовый объём для ручной проверки, а не научно установленная норма.

Напротив каждого вопроса укажите человека, который знает верный ответ, и документ, где он должен находиться. Если источника нет, сначала создайте или уточните инструкцию. Нейросеть не должна становиться автором корпоративного правила по умолчанию.

Назначьте документу понятный статус

Старую версию сохраните как архивную, если она нужна для истории, но не оставляйте два одинаково «действующих» файла. Дата изменения файла не всегда равна дате вступления правила в силу: эти сведения лучше разделить.

В руководстве Microsoft по RAG отдельно описаны подготовка содержимого, разбиение документов на фрагменты, поддержание актуальности индекса и управление доступом. Технический поиск опирается на эту подготовку; он не устраняет противоречия в исходных правилах сам.

Как действующая версия выигрывает у старой

В учебном реестре CSV лежат ссылки на две версии одного правила: действующую и архивную. У документов одинаковая тема, но разные сроки: 7 и 5 рабочих дней. Это вымышленные условия для упражнения.

Задача помощнику: «По реестру найди действующие условия подготовки демонстрации. Ответь, сколько это занимает и сколько стоит. Используй только active-документы, укажи версию; отсутствующие сведения не достраивай». Сначала проверяется статус, затем содержание найденного файла.

В результате локального поиска Codex выбран срок 7 рабочих дней после получения исходных данных. Цена оставлена неизвестной. Сохранены журнал действий и контрольные суммы файлов. Этот небольшой прогон проверяет выбор версии, а не качество поиска по большому корпоративному архиву.

Добавьте собственные вопросы в реестр приёмки: какой документ должен находиться, какой ответ ожидается, какие исключения нельзя потерять и кому разрешён доступ. После замены документа повторите те же вопросы.

Проверьте, понятен ли отдельный фрагмент

Помощник может получить не весь документ, а найденный кусок. Фраза «в этом случае согласование не требуется» без предыдущего абзаца непонятна. По возможности называйте условие прямо: «Для повторного заказа без изменения цены дополнительное согласование не требуется».

Не упрощайте текст так, чтобы исчезали исключения. Таблицы, определения и сноски тоже содержат условия. После разбиения проверьте, сохранилась ли связь между правилом и его ограничением.

Испытайте не только удобные вопросы

• Прямой вопрос, ответ на который явно есть в действующем документе.
• Та же задача другими словами и с бытовым сокращением.
• Вопрос, для которого существует старая и новая редакция.
• Случай, который правило не описывает.
• Запрос пользователя, которому закрыт доступ к документу.

Для каждого ответа проверьте содержание и источник. Отдельно фиксируйте ошибки поиска, неверное толкование и отсутствие правила: исправляются они разными способами. Не пытайтесь лечить отсутствующий документ бесконечной правкой запроса.

Поддерживайте базу после запуска

Назначьте владельцев документов и порядок обновления. Когда меняется правило, нужно обновить не только файл, но и поисковый индекс или загрузку, если система хранит отдельную копию. Проверочный вопрос о новой версии поможет убедиться, что изменение дошло до помощника.

Сохраняйте список вопросов без ответа. Это полезная очередь для развития базы: каждое пополнение решает конкретную потребность сотрудника. Так архив растёт вместе с рабочими задачами, а не ради количества загруженных страниц.

Ответы со ссылками сверяйте по процедуре проверки RAG.